Il y a quelques années, les réunions vidéo étaient encore une rareté. Ces événements étaient suffisamment peu fréquents pour que tout le monde ait du mal à se rappeler comment faire pour que tout fonctionne. Puis une pandémie mondiale nous a brusquement fait rentrer chez nous plus tôt que prévu, et les réunions et cours en ligne se sont imposés comme la norme.

Maintenant que les services de visioconférence ont quitté leur niche pour s’intégrer dans la vie de tous les jours, nous sommes tous devenus des participants expérimentés aux réunions en ligne. Même si le monde se rouvre progressivement aux réunions en présentiel et que les enfants retournent en classe, les outils de visioconférence ont prouvé leur utilité. C’est particulièrement vrai pour les indépendants et les petites entreprises. Si vous faites partie de ces catégories, vous ne disposez pas toujours d’un budget suffisant pour payer des frais mensuels par utilisateur ni d’un personnel d’assistance à plein temps pour déployer et gérer le service. Les petites entreprises et les propriétaires uniques ont besoin d’outils de visioconférence qui fonctionnent simplement, et de préférence gratuitement. C’est l’objet de cette liste, qui se concentre sur les services permettant aux personnes de collaborer dans le cadre de projets professionnels ou scolaires, même si rien n’empêche de les utiliser pour passer du temps avec des amis en ligne et organiser des cocktails virtuels.

Les réunions en ligne peuvent inclure des fonctionnalités comme le partage d’écran ou le tableau virtuel. La condition la plus importante pour figurer sur cette liste est que le service doit être entièrement gratuit, sans version d’essai, date d’expiration ou coûts cachés. En général, cela implique des limites techniques sur ce que vous pouvez faire avec le service : un plafond sur le nombre de personnes qui peuvent se joindre à une réunion, par exemple, ou une limite de temps pour chaque réunion.

Dans la catégorie des « noms de sociétés qui sont devenus des termes génériques », Zoom s’est hissé au même niveau que Xerox et Google. La notoriété de Zoom dépasse celle de ses concurrents, et ce pour une bonne raison : sa base d’utilisateurs a connu une croissance exponentielle depuis le début de la pandémie, début 2020.

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Le plan de base de Zoom (« Gratuit, pour toujours. Pas de carte de crédit requise ») permet un nombre illimité de réunions individuelles, mais limite les sessions de groupe à 40 minutes et 100 participants.

Vous pouvez enregistrer une réunion, mais elle est stockée localement. L’assistance est assurée uniquement par le centre d’aide en ligne. En revanche, les plans payants permettent de programmer des sessions marathons pouvant durer jusqu’à 30 heures et offrent un stockage dans le cloud auquel tout membre de l’équipe peut accéder à tout moment. Le plus grand avantage de Zoom est son omniprésence. Tout le monde sait comment l’utiliser, grâce à une année de réunions à distance obligatoires. Si vous pouvez vous passer des options payantes et si les 40 minutes de chaque réunion ne vous posent pas de problème, alors utilisez Zoom. L’ancien outil d’appel vidéo de Microsoft, Skype, existe toujours. Votre famille l’utilise peut-être même pour garder le contact avec les grands-parents lorsqu’ils appellent de leur iPad chaque week-end. Pour le monde du travail, cependant, Teams est l’alternative préférée. Les entreprises ayant souscrit un abonnement à Microsoft 365 bénéficient de l’ensemble des fonctionnalités de Teams dans le cadre de l’offre payante. Les institutions académiques accréditées et les organisations à but non lucratif peuvent également bénéficier d’offres gratuites.

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Pour tous les autres, il existe une version gratuite de Teams. N’importe qui peut s’inscrire à la version gratuite de Microsoft Teams à l’aide d’une adresse électronique personnelle. Celle-ci prend en charge jusqu’à 300 participants aux réunions, qui peuvent durer jusqu’à 24 heures. (Microsoft a prolongé ces deux limites, qui étaient normalement de 100 participants et de 60 minutes, suite à la crise sanitaire.)Parmi l’autre fonctionnalité standard, citons les appels vidéo et audio individuels et collectifs, le partage de fichiers (2 Go par utilisateur et 10 Go par équipe), le partage d’écran et la collaboration sur des documents à l’aide des versions en ligne de Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Webex, qui a été fondé en 1995 et racheté par Cisco en 2007, est franc à propos de son offre de base : « Notre offre gratuite a un accès limité à certaines fonctionnalités, mais c’est un excellent moyen pour vous d’essayer avant d’acheter. » Malgré cet avertissement, les utilisateurs économes peuvent accomplir pas mal de choses, avec des options de mise en page de réunion personnalisables, le partage d’écran sur les appareils de bureau et mobiles, le tableau blanc et la possibilité de sauvegarder les enregistrements localement. Les réunions peuvent compter jusqu’à 100 participants, et leur durée est limitée à 50 minutes. L’assistance pour l’offre gratuite est uniquement en ligne.

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Vous devrez passer au plan Meet (15 $ par utilisateur et par mois) pour augmenter le nombre de participants à 200 et étendre la durée maximale des réunions à 24 heures. Parmi les autres fonctionnalités premium, citons l’enregistrement dans le cloud et la diffusion en continu à partir de Facebook Live.

Lifesize Free, l’infrastructure d’entreprise, à prix réduit

Lifesize s’est fait connaître en créant des solutions pour les communications d’entreprise et les centres d’appels, mais si vous regardez bien, vous pouvez trouver des offres gratuites destinées aux travailleurs indépendants et aux très petites entreprises. Comme chez la plupart de ses concurrents, les réunions gratuites sont assorties de limites de temps et de nombre de participants.

Dans ce cas-ci, les limites sont assez sévères : 40 minutes par réunion, avec un maximum de 10 participants en ligne. Mais vous bénéficiez de la même infrastructure que les grandes entreprises, avec une résolution vidéo et de partagd’écran en full HD (1080p).

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Les participants à la réunion peuvent se rejoindre à l’aide d’applications Web dans Google Chrome ou Microsoft Edge. Des clients téléchargeables sont également disponibles pour Windows, MacOS, iOS et Android.

FreeConferenceCall.com, le meilleur pour organiser de très grandes réunions

FreeConferenceCall, n’est-ce pas la société qui existe depuis 2000, propose des conférences téléphoniques gratuites et gagne des milliards de dollars par an en percevant une partie des frais d’interconnexion lorsque vous utilisez votre téléphone sur son réseau ? Oui, c’est bien elle. Sans surprise, leur service de visioconférence est également gratuit.

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Sur sa page d’accueil, FreeConferenceCall compare ses fonctionnalités à celles offertes par l’offre Zoom Basic gratuite. Vous êtes autorisé à avoir plus de participants (1000 par réunion, au lieu des 100 de Zoom) sans limites de temps pour les réunions.

En outre, vous obtenez des rapports d’utilisateurs (un avantage réservé aux abonnés payants dans l’univers de Zoom) et 1 Go d’espace cloud pour enregistrer les réunions. Vous pouvez payer pour de petites mises à niveau, comme un espace de stockage cloud plus important, mais pour la plupart des gens, un compte gratuit couvrira toutes les bases.

FreeConferenceCall propose des applications pour Windows, MacOS, Linux, iOS et Android.

FreeConference.com, l’alternative canadienne

Malgré des noms extrêmement similaires, il n’y a aucun lien entre cette société basée à Toronto et FreeConferenceCall. La société mère Iotum est spécialisée dans les API, avec une plate-forme qui prend en charge les appels vocaux et vidéo, la diffusion en direct et la messagerie en temps réel. Tout cela utilise la même infrastructure que le service d’audioconférence et comprend l’ensemble des fonctionnalités que l’on retrouve sur d’autres solutions plus connues, notamment le partage d’écran, le tableau virtuel et des contrôles complets pour la modération. Les mises à niveau payantes permettent d’obtenir des numéros d’appel internationaux, une musique d’attente personnalisée et des fonctions d’enregistrement.

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Vous pouvez utiliser FreeConference.com avec des applications de bureau téléchargeables pour Windows, MacOS et Linux, ainsi que des applications mobiles pour iOS et Android, ou organiser une réunion en utilisant n’importe quel navigateur moderne. Des applications Chrome et un module complémentaire Outlook pour PC sont également disponibles.

Les logiciels de visioconférence gratuits sont-ils adaptés aux webinaires et aux événements en ligne ?

Dans cet article, nous nous concentrons sur les petites réunions, formelles et informelles, entre personnes collaborant à des projets. Une personne joue généralement le rôle d’hôte, les participants pouvant intervenir si nécessaire. Les webinaires et les présentations constituent un événement résolument différent. Au lieu de participants, vous avez des membres du public, qui ne peuvent généralement pas parler et ne disposent pas d’un flux vidéo.

Tous les services de cette liste peuvent être utilisés pour des événements de grande envergure, dans la limite du nombre de participants. Mais pour les grands événements en ligne destinés à un public, Facebook Live et YouTube Live sont des choix plus populaires.

Quelles sont les options de visioconférence qui valent la peine de payer ?

Le plus grand avantage d’une offre de visioconférence payante est la suppression des limites de temps de réunion. Pour une petite équipe de travailleurs à distance, ce n’est pas forcement très grave que tout le monde rejoigne une nouvelle réunion une fois les 40 ou 50 premières minutes écoulées. Mais pour les réunions plus importantes, notamment celles qui impliquent des clients ou des consommateurs, cette limitation vous fait vite passer pour un radin.

Parmi les autres mises à niveau intéressantes, citons les outils administratifs qui permettent à un hôte de désigner un autre participant pour diriger une réunion, ainsi que les capacités d’enregistrement et de transcription dans le cloud afin que les participants (et ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement en direct) puissent revoir l’événement après coup.

Quelles sont les limites de l’offre de visioconférence gratuite de Zoom ?

Les limitations de l’offre gratuite de Zoom s’appliquent à toute personne qui organise une réunion. Le nombre de participants est plafonné à 100, et les réunions de groupe se terminent automatiquement après 40 minutes. En outre, un hôte ne peut avoir qu’une seule réunion en cours à la fois, alors que les abonnés payants peuvent acheter plusieurs licences pour permettre plusieurs réunions.

Comment choisir

Tous les services de visioconférence offrent un ensemble de fonctionnalités de base qui sont à peu près les mêmes. Les participants à la réunion peuvent se connecter à l’aide de matériel audio et vidéo sur un PC ou un appareil mobile. La possibilité de partager un écran avec les autres participants est universelle. Certains de ces services, mais pas tous, permettent également le partage de documents, l’édition collaborative et le tableau blanc virtuel.

Le plus grand facteur de différenciation est, bien sûr, le nombre de participants et la durée limitée des réunions en ligne. Si vous organisez régulièrement de courtes réunions avec de petites équipes (moins de 10 personnes), n’importe lequel de ces services fera l’affaire. Pour les groupes plus importants, veillez à examiner attentivement les limitations. Un autre facteur de différenciation est la capacité d’enregistrement, la plupart des offres gratuites autorisant uniquement les enregistrements locaux et réservant l’espace de stockage dans le cloud aux abonnés payants.

Comme ces services sont gratuits, rien ne vous empêche de les essayer avant de choisir celui qui correspond à vos besoins et à vos attentes. Si votre essai n’est pas satisfaisant, passez à l’offre suivante.

Source : ZDNet.com

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